Optimales Dateihandling in der Cloud mit Microsoft

Optimales Dateihandling in der Cloud mit OneDrive, Teams und Sharepoint

Die Microsoft M365-Clouddienste bieten zweifelsohne einige Vorteile gegenüber einer lokalen Ablage der Dateien. So können auf Office-Dokumente, PDFs, Bilder und andere Dokumente jederzeit von überall her zugriffen werden. Je nach Nutzungsart, zum Beispiel mit Offline-Synchronisation, sogar ohne ständigen Internet-Zugang.

Microsoft bietet verschiede Arten, um auf die Dateien zuzugreifen und diese zu bearbeiten sowie zu organisieren. Jede Art hat ihre Vor- und Nachteile. Je nach Arbeitsweise ist eine bestimmte Variante die optimale – manchmal aber auch eine Kombination aus mehreren. Dies braucht sicherlich einen kurzen Erfahrungswert, welcher aber automatisch mit der Nutzung einherkommt.

Im Grundsatz speichert Microsoft alle Online-Daten immer im sogenannten Sharepoint. Dies ist eine Dateiablage, die auf einer Datenbank-Technologie beruht. Sie hat gegenüber einer klassischen Dateiablage den Vorteil, dass man Dokumente viel besser suchen, organisieren und teilen kann. Diesen SharePoint-Server gibt’s schon seit längerer Zeit – sogar schon in der On Premise-Ausprägung (mit On Premise – oder onPrem meint man in der IT die Infrastruktur vor Ort und nicht in der Cloud).

Gerne möchte ich hier die folgenden verschieden Varianten zum Daten-Handling kurz vorstellen:

1. Die klassische: OneDrive via Windows Explorer

Wir sind uns seit langem gewohnt, mit dem Windows Explorer und somit lokalen Laufwerken, Netzlaufwerk Ordnern usw. zu arbeiten. Daher wird sich diese Arbeitsweise am ähnlichsten für langjährige User anfühlen.

Damit man seine Daten aber auch tatsächlich im Explorer vorfinden kann, muss man sich zuerst in der OneDrive App mit dem entsprechenden Microsoft 365-Account anmelden. So erhältst Du automatisch Zugriff auf Deine persönlichen Dokumente. In der On Premise-Speicherablage spricht man hierbei von einem Userhome oder persönlichem Laufwerk.

Die klassischen Netzlaufwerke von früher werden in sogenannten Teams organisiert. Damit man auf diese Teams (und somit auf die gemeinsam genutzten Firmendaten) zugreifen kann, muss man die gewünschten Teams zuerst synchronisieren.

Dies geht am einfachsten via die Applikation Teams, in der auch die Dateien organisiert werden können:

Danach erscheinen diese Dateien wie gewohnt im Windows-Explorer und können so wie früher direkt aus dem Explorer Ordner geöffnet und bearbeitet werden.

Vorteil:
Du kannst wie gewohnt arbeiten und das Dateihandling ist einfach. Weiter können die Dateien auch offline verfügbar gemacht werden.

Nachteil:
Da diese Art und Weise auf einer Synchronisation zwischen dem lokalen PC und der Cloud beruht, können Synchronisationsprobleme auftauchen und der PC ist durch den steten Abgleich der Daten stärker ausgelastet. Weiter musst Du den Synchronisations-Status im Auge behalten, damit alles ajour bleibt.

2. Arbeiten mit der Teams Applikation

Das Teams ist die zentrale Anlaufstelle für etliche Aufgaben und Möglichkeiten in der Microsoft Cloud. Neben dem Chat, Online-Meetings, ToDo’s, Telefonie usw. ist auch die Dateiablage integriert. Diese ähnelt dem klassischen Windows-Explorer.

Im Teams (oder ganz allgemein in der Microsoft M365-Cloud) wird die Datenstruktur jedoch eher projektbezogen angelegt als hierarchisch. Hier arbeitet man direkt live auf den Daten und es ist keine fehleranfällige Synchronisation im Einsatz.

Man kann sich wichtige Teams in den Favoriten anheften. So kommt man schnell auf die vielgenutzten Daten. Ansonsten hilft die indizierte Suche über sämtliche Inhalte vom Teams.

Vorteil:
Hier funktioniert z.B. auch das Drag & Drop von Dateien und das Navigieren bzw. Dateihandling ist ähnlich wie beim Windows Explorer von früher. Zudem gewährt Microsoft im Teams den direkten Zugriff auf weitere M365-Dienste wie ToDo, Chat, Telefonie usw.

Nachteil:
Der Teams Clients ist (vorläufig) noch etwas träge. Jedoch soll dies mit der neusten Version, die bald zur Verfügung steht, massiv besser werden. Weiter kann man nicht mit mehreren Fenstern arbeiten. Um auf diese Dateien zugreifen zu können, muss immer eine aktive Internetverbindung bestehen.

3. Via Webbrowser im SharePoint

Die dritte Variante ist das Arbeiten im Webbrowser. Hier arbeitet man direkt im SharePoint live auf den Daten. Die Ansicht ist ähnlich wie beim klassischen Windows Explorer, aber halt einfach in einem Webbrowser.

Für das Dateihandling arbeitet man viel mit dem Kontextmenü via rechte Maustaste. Hier kann man die einzelnen Ordner, die man viel braucht, als Lesezeichen bzw. Favoriten abspeichern. So hat man immer sofort Zugriff auf die wichtigsten Daten. Natürlich kann man via mächtige Suche auf alle anderen Ordner und Dateien zugreifen. Der Bildaufbau, das Navigieren in den Ordnern und Dateien sowie das Dateihandling ist effizient und schnell. Hier arbeitet man direkt online auf dem SharePoint-Server und braucht somit ebenfalls stets eine aktive Internet-Verbindung.

Vorteil:
Die Ansicht ähnelt dem klassischen Windows Explorer. Man arbeitet live auf dem SharePoint und hat keine Probleme bezüglich der Synchronisation (wie beim One Drive). Zudem kann man mit verschiedenen Fenstern für verschiedene Ordner arbeiten.

Nachteil:
Das Dateihandling ist etwas komplexer und braucht eine gewisse Angewöhnungszeit.

Fazit

Welche Variante nun für Dich die richtige ist, kommt einzig auf Deine Arbeitsweise oder Bedürfnisse an. Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Teilweise macht es daher Sinn, man kombiniert je nach Situation die verschiedenen Varianten miteinander.

Die Dateiablage in der Cloud bietet generell viele Vorteile – braucht aber auch etwas Angewöhnungszeit und gewisse Kniffe wollen zuerst gelernt sein.

Am besten probierst Du einfach Mal jede Variante für Dich aus. Dann wird schnell klar, welcher Weg, für Dich der Beste ist. Ansonsten stehen wir natürlich jederzeit gerne beratend zur Verfügung.